Úrsula planteó la sesión en torno a cinco temas fundamentalmentes: cómo conectar con la audiencia desde el inicio, la audiencia en si misma (miedos de enfrentarse a ella, tipología), las claves del diseño en una presentación (así como el uso de los diferentes soportes visuales), el lenguaje verbal y no verbal, y la eficaz gestión del tiempo.
 
La ponente abrió la sesión explicando que “si yo pienso que mi presentación ha sido un éxito o un fracaso debido, principalmente, a circunstancias externas (la audiencia, el clima, la hora, etc.) seré un 'ponente víctima'”. De lo contrario, “si entiendo que la mayoría de las veces (por no decir siempre) soy yo el máximo responsable de mi presentación (pese a que influya algún valor externo que no podamos controlar) y que el éxito de la misma está condicionado por factores internos (miedo, pensamiento, sensaciones) seré un 'ponente responsable'”. Úrsula recordó que “nuestras sensaciones, nuestros pensamientos” se suelen poner de manifiesto cuando hablamos en público, normalmente a través de reacciones corporales, el cuerpo reacciona.

En la misma línea la consultara de Alcor explicó que “los miedos (antes, durante o después de la presentación) son fruto de unos pensamientos (conversación interior) que nos vienen a la cabeza, la mayoría de las veces injustificados o irracionales, por un hecho que nos genera unas sensaciones, unas emociones, que provocan en nosotros una reacción corporal y que siempre nos lleva a una acción que acaba por hacerse manifiesta para la audiencia”. Úrsula explicó esto con un ejemplo: “si alguien en mitad de la charla abandona la sala pensamos que es porque le estamos aburriendo, lo que nos genera una emoción de frustración, nos entran unos sudores fríos, empezamos a ponernos nerviosos y aceleramos la velocidad de la presentación”. Esta reacción ante un hecho concreto (que alguien abandone la sala) es fruto de un “pensamiento incapacitante” (injustificado o irracional) que nos dice que será “porque le estamos aburriendo”. “Probablemente la persona que abandonó la sala no lo hizo porque le aburrías sino porque tenía que recoger a sus hijos o por una razón de peso mayor, en cualquier caso, ajena a tu exposición. Debemos aprender a controlar nuestras sensaciones internas para que no se manifiesten ante nuestra audiencia, y cambiar esos pensamientos incapacitantes por otros capacitantes”.

Para conectar con la audiencia desde el principio son claves los veinte primeros centímetros, los veinte primeros segundos, los veinte primeros gestos y, por supuesto, las veinte primeras palabras. Úrsula dio algunos trucos para que en esos primeros momentos el ponente consiga meterse a la audiencia “en el bolsillo”. Así, “podemos comenzar la presentación describiendo alguna situación, contando una historia, provocando o fomentando la participación del público para conectar con la audiencia”. No hay una manera de comenzar mejor que otra. Cada una es adecuada según la situación, el contexto y sobre todo, la audiencia a la que el ponente se dirija. Aunque comencemos con una de ellas, es recomendable ir usando el resto de técnicas para captar la atención de la audiencia a lo largo de la presentación, especialmente si ésta es larga.

Una vez que se consigue conectar con la audiencia, es muy importante “dirigir y mantener la atención de la misma, así como fomentar la comprensión y el recuerdo”.

Hay tres tipos de audiencia. La “audiencia hostil”, es aquella que nunca hace caso, que incluso quiere boicotear la exposición. La “audiencia neutral”, es aquella que no participa, que no habla. Es muy difícil valorar si les interesa o no la exposición. La “audiencia de apoyo”, es aquella que participa y muestra interés. La ponente aclaró  que “ésta audiencia puede llegar a ser peligrosa ya que puede que te centres tu exposición solo en ella porque te transmite tranquilidad y te olvides del resto de la audiencia”. Úrsula subrayó que “en una sala, normalmente, encontraremos los tres tipos de audiencia. Incluso puede darse el caso de que un tipo de audiencia se transforme en otra a lo largo de la exposición fruto de nuestra ponencia”.

Úrsula también dio las claves de un buen orador. Así, un orador para “llegar” a la audiencia de manera eficaz tiene que ser “creíble, competente (en los primeros 60 segundos la audiencia evalúa si el ponente es competente o no), compatible (debe empatizar con su audiencia, no sólo en las palabras sino también en la imagen), conector y dinámico (que consiga transmitir sus ideas con energía y entusiasmo).

Úrsula dio una serie de claves de diseño a la hora de preparar una presentación. Lo primero es “tener claro lo que queremos decir cuando nos sentamos delante del Power Point o del soporte elegido. Debemos hacer la presentación simple, menos es más. No hay que llenar las diapositivas de palabras ya que más de 75 palabras es un documento. Nunca debemos usar más de un tipo de letra ya que confunde y queda poco elegante. Tampoco debemos usar transiciones con parpadeos, chispas o giros (a no ser que estén justificadas) ya que la audiencia se queda más con el efecto que con el contenido. No debemos alardear de nuestras virtudes con el Power Point. Las imágenes que usemos debemos procurar que sean de la mayor calidad posible. Una imagen pixelada no queda bien. Debemos hacer uso de los diferentes soportes audiovisuales de los que dispongamos (videos, papelógrafos, cartulinas, etc.) para dar dinamismo a la presentación y, de paso, remontar la atención de la audiencia en determinados momentos de la exposición.

La teoría de los tres tercios. La ponente explicó que “debemos emplear un tercio de nuestro tiempo a reflexionar sobre lo que vamos a contar, otro tercio a construir la presentación, y, el último de los tercios, a practicar la exposición.

Úrsula también hablo de la importancia de una buena gestión del tiempo para que una presentación sea exitosa. “Debemos hacer una presentación que cubra el 80% del tiempo que tenemos para hablar ya que normalmente se suele alargar y queda muy mal dejar de contar los contenidos o dejarlos a medias”. La ponente aclaró que, de la misma manera, “también queda mal quedarse cortos de tiempo, pero eso tiene más fácil solución”. Vemos pues la importancia de ajustarse al tiempo.

Por último, la consultora de Alcor habló sobre la importancia del lenguaje verbal y, sobre todo, del lenguaje no verbal. Úrsula subrayó que “la comunicación depende en un 7% de lo qué dices y en un 93% de cómo lo dices”. Dentro de ese 93% están contenidos el lenguaje corporal en un 55% y el tono de voz en un 38%. La “actitud” también es muy importante a la hora de afrontar una exposición. Hay que transmitir fuerza y energía. “La imagen personal” deben ir acorde tanto al “tono de la charla como al tipo de audiencia. Es importante saber contar las cosas “con sentido del humor”. El “contacto visual” es importante. La audiencia tiene que sentir que se les tiene en cuenta. Por último, “los gestos y el lenguaje corporal” también comunican, y mucho. Hay que tener cuidado y ayudarse de ellos para dar mayor fuerza, mayor énfasis y coherencia a lo que se quiere contar.