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Dpto. de Prevención de CEN
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 Prevención 
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Plan de comunicación escrita en la empresa
Departamento de Prevención de CEN
Ante un problema planteado por escrito y del que se puede derivar un accidente grave el responsable de su resolución raramente va a dejar de actuar.

La comunicación es un elemento esencial en todos los niveles de cualquier organización; independientemente del tamaño, de la complejidad de la estructura o del objeto social de una organización, la adecuada gestión y tratamiento de la información es una actividad vital en el desarrollo de un grupo organizado de individuos orientado a la consecución de un fin.

El plan de comunicación escrita de riesgos tiene como objetivo dentro de la organización propia de cada empresa establecer un sistema que permita a quienes detecten riesgos de accidentes en sus áreas de trabajo, el plantearlos por escrito al nivel de mando que pueda y deba resolverlos, de modo similar de como suele suceder con los "partes de avería" ya tradicionalmente implantados para solucionar anomalías en los procesos productivos.

Desafortunadamente, la comunicación de riesgos escrita es un sistema no implantado de forma generalizada en el mundo laboral. La principal causa de ello radica en que la prevención de riesgos no suele estar integrada en la línea de mando de los procesos productivos, a los responsables de producción se les exige unos niveles de productividad y una calidad de producto, pero tan solo ocasionalmente se les exigen responsabilidades sobre la prevención de riesgos por parte de la empresa.

Es evidente que la responsabilidad de comunicar los riesgos detectados y solucionarlos no es exclusiva de los técnicos de prevención, sino que mandos intermedios y personal directivo y técnica tienen obligaciones y derechos al respecto.

Ventajas de la comunicación escrita

La comunicación de los riesgos por escrito y que implique la participación de la línea de mando de una empresa además de facilitar un cauce ágil para su eliminación ofrece una serie de ventajas.

• Permite disponer de un mayor conocimiento de las situaciones de riesgo existentes tanto en un ámbito específico, como en el contexto global de Empresa.

• Permite aplicar algún sistema de seguimiento y control de las actuaciones que se derivan de tales comunicaciones.

• Incentiva a la adopción de medidas correctoras ante la evidente clarificación de obligaciones y responsabilidades que genera una notificación personal y por escrito. Ante un problema planteado por escrito y del que se puede derivar un accidente grave el responsable de su resolución raramente va a dejar de actuar.

Barreras de comunicación

Los procesos de comunicación nunca son sencillos y pueden alcanzar niveles de complejidad importantes, además, factores como la falta de apoyo social y cultural dentro de la organización y una escasa e insuficiente implicación, crean barreras en el desarrollo del proceso.

Las principales barreras de comunicación son:

• Psicológicas (emociones, valores, hábitos de conducta, percepciones).

• Físicas (ruidos, espacios).

• Semánticas (símbolos, idioma, léxico...).

• Otras (interrupciones, cambios de tema, falta de atención, interpretaciones...).

A estos problemas de fondo hay que añadir la problemática que supone el ámbito específico de la prevención de riesgos laborales en los procesos de comunicación dentro de la empresa:

• La falta de implicación de los trabajadores y de los empresarios son barreras destacables.

• Una situación muy frecuente es el miedo del trabajador a 'crear problemas', y supone otra barrera añadida en los procesos de comunicación relacionados con la prevención.

• La comunicación, formación e información se han configurado dentro del ámbito de la prevención como obligaciones empresariales de primer orden (ratificado expresamente en la reforma de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales) y, recíprocamente, como derechos de los trabajadores, asociados a otros como el de participación y consulta (art. 18, LPRL).

• En la práctica no se ha potenciado y facilitado suficientemente el desarrollo de los procesos de comunicación en las empresas en cuanto a los riesgos laborales y las medidas preventivas a adoptar en los puestos de trabajo.

Implantación de un plan de comunicación escrita

La implantación del plan de comunicación escrita requiere en primer lugar una voluntad decidida de la empresa en su desarrollo y un interés por mejorar su nivel de seguridad. El sistema lejos de crear situaciones conflictivas, que es de suponer que podrían ser generadas por la exposición generalizada de riesgos, plantea un cauce de diálogo que facilita el consenso y que suele resultar positivo a nivel de relaciones humanas entre los diferentes estamentos de una empresa.

El Departamento de Prevención tiene un papel clave para la implantación del sistema, promoviendo y desarrollando el programa de trabajo que el mismo comporta. Si bien, su participación en la detección de riesgos debería ser cada vez menor, apoyando la progresiva participación de la línea de mando, su labor de seguimiento y control de las comunicaciones de riesgo y de las actuaciones derivadas de las mismas es fundamental.

El sistema precisa de un feed-back incentivador clave para mantener un nivel de confianza aceptable en el mismo, y que, consiste en asegurar una información a todos los niveles pero en especial a mandos intermedios y trabajadores sobre las soluciones adoptadas y previstas para corregir los riesgos detectados, y en especial los que han sido planteados por ellos.

La formación y el adiestramiento en el sistema resultan de vital importancia para una eficaz implantación del mismo, es recomendable que en primer lugar la formación se centre en los mandos superiores para luego en una segunda etapa y con una participación directa de éstos formar los mandos intermedios.

Fuentes

- Fundación para la Prevención de Riesgos Laborales, www.funprl.es.

- Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo, www.insht.es.

El contenido de dicha publicación es responsabilidad exclusiva de la entidad ejecutante y no refleja necesariamente la opinión de la FUNDACIÓN de prevención de riesgos laborales.

Beatriz Remón
Dpto. de Prevención de Riesgos Laborales de CEN

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