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Pedro Latasa, director general de KSI Seguridad Digital
La Confederación de Empresarios de Navarra (CEN) y la Asociación de Empresas Navarras de TIC (Atana) organizaron, el pasado lunes, 3 de marzo, la jornada "Cómo implantar la factura electrónica. Claves para superarlo", que estuvo impartida por el director general de KSI Seguridad Digital, Pedro Latasa.
Factura electrķnica La aceleraciķn en el proceso de pago es una gran ventaja de la factura electrķnica Pedro Latasa
Latasa repasó las distintas ventajas que supone la facturación electrónica para las empresas. Por ejemplo, en materia de ahorro de costes, no sólo en papel, sino también en impresión, por ejemplo, en tóner, y en los costes de correo postal. También se eliminan los espacios físicos de almacenamiento, facilitando la labor de archivo. “La factura electrónica supone una mejora en la accesibilidad a la información”.
Además, “no se debe buscar la factura en papel, ya que el envío firmado digitalmente es el fiel reflejo del documento”. Por lo tanto, este proceso también supone una mayor seguridad del documento, así como se permite conocer su integridad e identidad. “La factura electrónica tiene validez legal”, según Latasa. A su vez, “las facturas pueden emitirse en cualquier formato, aunque lo mejor es que sea en un formato de uso extendido, como el pdf”.
Mayor agilidad en la facturación
El experto explicó la agilidad que se gana en el proceso de facturación electrónica, ya que “se reduce tiempo de gestión y tiempo de dedicación al proceso de envío de la factura”. De hecho, “se eliminan los procesos que no aportan valor”, como pueden ser los de impresión, plegado, ensobrado y sellado, que son sustituidos por el envío electrónico. También cabe destacar que, con la factura electrónica, los clientes disponen de la factura en el mismo momento que se genera y, además, el proceso garantiza el envío de facturas al 100% de los destinatarios.
Para proceder a la factura electrónica, no se requiere que la factura esté firmada digitalmente, pero es recomendable. Para ello, la empresa necesita un certificado digital y un software que integre la firma en el documento. Así, Latasa explicó distintos programas para llevar a cabo la firma digital, como puede ser FactEdit, que es integrable con Office. Otras aplicaciones, como Xolido Sign o Esecure USER, cuentan con la ventaja de ser gratuitas. También se pueden encontrar utilidades en portales de Internet como www.hazteunafacturae.com.
El marco normativo, además, ha llevado a cabo un fuerte impulso en este ámbito. Por ejemplo, el pasado 27 de diciembre, se aprobó la Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, que introducía la facturación electrónica en las Administraciones Públicas como una herramienta para reducir la morosidad de éstas con las empresas. El nuevo modelo, informatizado y sistematizado, “permitirá agilizar los procedimientos de pago al proveedor y dar certeza a las facturas pendientes de pago”.
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