Urcola comenzó la sesión recordando que “las empresas necesitan buenos jefes. Alguien tiene que marcar el rumbo de la misma. Sólo de esta manera se consiguen mejores resultados. Los jefes están obligados a dirigir bien (hacer que su gente cumpla las tareas, funciones y normas) y deben, en la medida de lo posible, generar ilusión y entusiasmo (potenciar la emocionalidad positiva). De esta manera, conseguirán, además de ser jefes, ser líderes y sacar lo mejor de su gente. Los trabajadores son el fiel reflejo de sus jefes”.

Por y para ello hay una serie de funciones directivas y sociales que todo jefe debe realizar si quiere conducir a la empresa al éxito.

Funciones directivas:

1. Prever y planificar: “la mejor forma de conquistar el futuro estriba en hacer previsiones inteligentes hoy y cumplirlas para que sean eficientes mañana. Es momento de establecer y priorizar objetivos. Una adecuada previsión y una correcta planificación convierte todo lo previsible en previsto. Esto requiere de una necesaria reflexión previa”.

2. Organizar: “una vez que se sabe qué hacer y para cuándo hacerlo, es necesario determinar cómo hacerlo. El jefe debe determinar los recursos técnicos y humanos, repartir las tareas e integrar sus actividades con el fin de conseguir objetivos comunes. Dirigir es también organizarse y organizar a otros”.

3. Decidir/ejecutar: “la esencia de todo directivo es tomar decisiones, es decir, poner en marcha aquello que se ha previsto suficientemente y se ha organizado adecuadamente. Hay que asumir riesgos y tomar decisiones. De ello dependerá en gran medida el logro de nuestros objetivos. En el momento de tomar una decisión todo directivo debe tratar de disponer de la máxima información que permita minimizar el riesgo a correr. El directivo debe potenciar y combinar su pensamiento con el de sus colaboradores para conseguir la máxima eficacia en la adecuada toma de decisiones”.

4. Coordinar/supervisar: “coordinar es establecer y mantener la armonía entre los proyectos, los medios y las personas empleadas para alcanzar los objetivos en medio de una condiciones permanentemente cambiantes. Se debe comprobar que las tareas se realizan conforme a lo previsto y organizado. El directivo debe detectar las desviaciones y resolver los imprevistos que vayan surgiendo a lo largo de la actividad profesional. Las alteraciones a efectuar deben ser las imprescindibles y se deberán realizar en los momentos decisivos. Un jefe no debe olvidar nunca que el éxito de sus trabajadores es su propio éxito”.

5. Controlar/medir resultados: “es el momento de comparar los resultados logrados con los considerados como deseables y definidos en el proceso de la previsión. Sólo lo que se cifra se puede medir. No hay progreso sin medida. No es una función delegable si bien es cierto que se puede fomentar el autocontrol entre los empleados. Es tan importante lograr los objetivos propuestos como aprehender de los éxitos y de los fracasos. Si las metas han sido logradas es necesario felicitar a los trabajadores, y si no lo han sido, trataremos de que lo consigan en la próxima ocasión”.

El ponente advirtió que “los directivos suelen fallar más en las funciones que implican una reflexión (planificar, organizar y controlar), normalmente, por falta de tiempo. Paradójicamente, si una cosa se hace sin pensar (normalmente) sale mal y se debe perder el tiempo que no hemos querido perder en pensarla previamente en corregirla a posteriori. Por lo general, los directivos dedican menos tiempo del necesario a reflexionar antes y después de hacer las cosas y, por el contrario, toda su atención y esfuerzos se concentran en el hacer (y no tanto en el ‘hacer hacer’). Es muy importante planificar y organizar las cosas antes de hacerlas para evitar posibles imprevistos.

Funciones sociales:

1. Hacer equipo con la gente. “El directivo debe conseguir que la gente se considere parte de un equipo. Para ello lo primero que debe hacer un jefe es establecer un objetivo común. Otra de las claves es que el jefe sea el que este motivado y quiera trabajar en equipo. Es el primero que tiene que cumplir con el ejemplo. De esta manera conseguiremos contagiar a los trabajadores y que estén dispuestos a trabajar en equipo. Hay que educar a la gente a trabajar más en grupo y menos de manera individual”.

2. Formar/desarrollar. “El jefe es el encargado de hacer que la gente sepa hacer lo que tiene que hacer en cada momento”.

3. Informar/comunicar/escuchar. “El jefe debe hacer que sus colaboradores se sientan parte de la empresa. Para ello se debe tener a la gente informada en todo momento de la situación de la empresa y evitar que se entere a través de terceros”.

4. Motivar. “La gente no se motiva sola, es más, si no se hace nada la gente se acabará desmotivando con el tiempo. Para que un jefe motive a sus colaboradores, lo más importante es que esté motivado él. Hay dos modos de desmotivar a un trabajador: no haciéndole ni caso o tratando mejor al ‘malo’ que al ‘bueno’ por respeto o miedo”.

5. Evaluar. “Hay que supervisar periódicamente los resultados de los colaboradores (que no controlar) de la manera más objetiva posible. Esto solo funcionara cuando los trabajadores entiendan que se hace con el fin de desarrollar sus aptitudes personales y por el bien de la empresa”.

Del mismo modo que el jefe tiene una serie de funciones (directivas y sociales), hay una serie de cosas que un directivo no debe hacer, que debe evitar a toda costa. A saber:

1. Puentear. “Un jefe no se puede saltar nunca a la gente que jerárquicamente depende de él. Cuando hay un organigrama debe acudir al mando intermedio para que este se lo haga llegar a los colaboradores. Un jefe debe ser consciente que los puenteos descendentes (además de cargarse a los mandos intermedios) generan puenteos ascendentes. Así, como el puenteo ascendente es inevitable, el puenteo descendente es evitable y desechable. Un jefe nunca debe desautorizar a un cargo intermedio en público. Debe defenderlo siempre que sean cuestiones de índole operativa o funcional aunque no tenga razón. Si está en desacuerdo con él, se lo debe mostrar en privado”.

2. Ser correo. “Nunca se debe personalizar (‘el jefe ha dicho’) una orden ya que se demuestra debilidad (parece que no ‘pintas’ nada) y cobardía (para que los colaboradores no te critiquen a ti nombras ‘al de arriba’). Mucho menos hay que descalificar en público al que emite la orden. Si no se está de acuerdo con lo que dice el jefe se habla con el jefe en privado”.

3. Imprescindible. “Es ese jefe al que le encanta que le llamen a todas horas. Es más si no le llaman, él se encargará de llamar a la empresa para asegurarse de que todo está bien. Cuando alguien tiene una parcelita de poder (no sólo el jefe) se siente importante dentro de la empresa y puede llegar a generar dependencia. En una empresa no debe haber nadie imprescindible”.

4. El respeto/las formas. “Son dos cosa que hay que cuidar y que no se deben perder nunca”.

5. Nunca hablar mal de la empresa. “Hay que tener cuidado con lo que se habla de la empresa tanto dentro como fuera de la misma. Nunca sabes quién te puede estar escuchando”.

6. Nunca hablar mal del colaborador-trabajador. “No hay nada peor para un empleado que enterarse que el jefe está hablando mal de él a sus espaldas. Lo que tengamos que decir a un trabajador, hagámoslo a la cara”.

7. No delegar hacia arriba. “Hay que dejar claro a los colaboradores que cuando vengan con un problema vengan también con una posible solución ya que si no ‘endosaran’ al jefe todos los marrones. Las delegaciones son siempre hacia abajo”.

8. No ser jefe colega. “Es ese jefe que cuida el ‘buen rollito’ a costa de la productividad para que nadie se queje y todo el mundo esté contento. No ve nada con tal de mantener el clima”.