El Manual de Acogida es un documento especialmente diseñado para cumplir una función informativa primaria y que fije las reglas de juego más allá de la normativa jurídica. Es un documento que debe facilitar el acomodo y que debe reflejar fielmente los valores profundos y los principios de acción que rigen en la empresa.

Con la acogida se orienta, por tanto, al trabajador en la organización y en su nuevo puesto de trabajo y la empresa consigue dos objetivos:

• Cumplir con la obligación legal de informar al trabajador de los riesgos en el trabajo y de las medidas de prevención aplicables.

• Conseguir una motivación del trabajador en prevención de riesgos desde el inicio de su trabajo.

A través del Manual de Acogida las personas de nueva incorporación obtienen la información necesaria para conocer todo sobre la empresa y sobre el trabajo que tienen asignado. Resulta de vital importancia, desde el punto de vista de la seguridad, disponer de un buen Manual de Acogida que, entre otros, consiga explicar al trabajador:

• La cultura preventiva de la empresa.

• Cómo realizar el trabajo de forma segura.

• Cuáles son los riesgos de la empresa en general y del puesto de trabajo en particular.

• Las medidas preventivas a adoptar.

• Qué tipo de Equipos de Protección Individual ha de utilizar y por qué.

• Las medidas de emergencia que están previstas.

• Cómo puede participar activamente en la mejora de las condiciones de trabajo.

• Cualquier otra cuestión que se considere importante.

El Manual de Acogida no tiene que estar limitado a la entrega de un incontable número de documentos con una inagotable cantidad de información que el trabajador no sea capaz de asimilar, se debe seleccionar aquello que sea más importante; transmitir la información de diferentes formas e implicar a diferentes personas.

El Manual de Acogida no sólo estará pensado para el personal de nueva incorporación. A aquellas personas a las que se les cambie de puesto de trabajo también habrá que informarles y adiestrarles apropiadamente. Si bien es cierto que un cambio de puesto de trabajo no requerirá información sobre la empresa o la organización, sí que exigirá que se aporten todos los datos relativos al puesto y que éstos se complementen con el entrenamiento supervisado.

Requisitos mínimos de un Manual de Acogida

• Introducción/Presentación

Se realiza un breve recorrido en los aspectos más destacados de la empresa, tales como las actividades y servicios desempeñados, los compromisos asumidos, los valores de la empresa, el historial de la empresa y otros datos que merezca destacar.

• Declaración de Política de Seguridad y Salud Laboral de la empresa

Si la empresa dispone de una Declaración de Política en materia de Seguridad y Salud es esencial que la incorpore en el Manual de Acogida.

La Declaración de la Política de Seguridad y Salud Laboral por parte de la Dirección de la empresa es un paso especialmente importante para demostrar el compromiso serio de la empresa en esta materia y debe expresar las creencias, expectativas y metas de la organización en cuanto a la mejora de las condiciones de trabajo y reducción de riesgos.

• Factores de riesgos laboral

En este apartado, se enumeran todos aquellos factores que pueden afectar de forma orgánica, psíquica o social a la salud del trabajador.

Pueden ser:

- Factores de seguridad: condiciones que influyen sobre la accidentabilidad: maquinaria, instalaciones, aparatos, espacios de trabajo, etc.

- Factores medioambientales: contaminantes físicos, químicos y biológicos.

- Factores derivados de las características del trabajo: Carga de trabajo, tanto física como mental, de la tarea que puedan dar lugar a la fatiga.

- Factores derivados de la organización del trabajo: de organización de la jornada, dependientes de la tarea y relacionados con la formación.

• Derechos y deberes de los trabajadores

Es igualmente recomendable que se informe al trabajador a través del Manual de sus derechos y obligaciones en el ámbito de la prevención de riesgos laborales haciendo referencia a la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.

• Organización de la prevención en la empresa

Se debe ofrecer al nuevo trabajador la información suficiente que le permita conocer la organización de la prevención en la empresa. Esta información le permitirá identificar también a las personas que en la empresa desempeñan una función específica en prevención pudiendo acudir a ellas cuando lo considere necesario.

En consecuencia, debe conocer:

- La modalidad preventiva elegida.

- El trabajador designado, el servicio de prevención contratado o las personas que componen el servicio de prevención propio.

- Los Delegados de Prevención si los hay y los miembros del Comité de Seguridad y Salud.

• Riesgos generales de la empresa

El trabajador de nuevo ingreso debe conocer con exactitud además de los riesgos específicos de su puesto de trabajo, el conjunto de riesgos generales de la empresa.

Para la elaboración de este apartado, se tomará como documento base la evaluación de riesgos de la empresa que además de recoger los riesgos aparecen también las diferentes medidas adoptadas para minimizar los mismos.

• Riesgos en el puesto de trabajo

El Manual de Acogida debe recoger los riesgos específicos del puesto de trabajo que ocupará el trabajador de nuevo ingreso o de cambio de puesto. Esta información se obtendrá igualmente de la evaluación de riesgos.

• Equipos de protección individual necesarios

Los Equipos de Protección Individual (EPI) son el último recurso para conseguir que se reduzcan las consecuencias del riesgo, no obstante, en algunos casos, es la única solución y serán, por lo tanto, necesarios y de uso obligatorio.

Para cada puesto de trabajo, es necesario enumerar los EPI necesarios:

- Protección de la cabeza: casco.
- Protección de cara y ojos: pantalla, gafas,...
- Protección auditiva: tapones, auriculares,...
- Protección de las vías respiratorias: máscara, mascarilla.
- Protección de las manos: guantes, manoplas,
- Protección del cuerpo: ropa de trabajo, delantales,...
- Calzado de protección: botas y zapatos de seguridad.
- Protección contra caídas: arnés.
- Otros equipos

• Procedimientos a seguir en situaciones de emergencia

El trabajador debe conocer de una forma clara y resumida el procedimiento a seguir ante situaciones de riesgo en la empresa, como en accidentes, incendios o riesgos graves e inminentes. 

En este apartado, se incluirá un listado con los teléfonos y direcciones a utilizar en caso de emergencia.

• Comunicaciones, sugerencias, quejas

La colaboración del personal es fundamental para detectar situaciones de riesgo o mejora de condiciones o algún otro aspecto que la evaluación de riesgos no detecte en sus revisiones.

El trabajador debe informar:

- Si, en alguna ocasión, observa que existe una situación de riesgo para el mismo o para otro trabajador.

- Si tiene una idea o sugerencia para mejorar las condiciones de trabajo, reducir el riesgo de accidente o simplemente, realizar el trabajo más a gusto.

En este apartado, se especificarán las vías de transmisión de la información:

- Informando a su mando o encargado de tal circunstancia.

- Avisando al responsable del Servicio de Prevención o persona designada por la empresa en materia de prevención de riesgos laborales.

- Informando del hecho o de la sugerencia a los Delegados de Prevención.

- Otra vía establecida por la empresa.

Fuentes

- Fundación para la Prevención de Riesgos Laborales, www.funprl.es.

- Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo, www.insht.es.

Beatriz Remón
Dpto. de Prevención de Riesgos Laborales de CEN